Telefon: +45 4630 5500

E-mail: info@merlinia.com

OutBack har två grundläggande syften:

1. Att visa tillgänglighetsstatus för alla anställda, speciellt med tanke på vem som är på plats och kan ta emot telefonsamtal.
2. Att förmedla den nödvändiga personalinformationen så att ett samtal kan kopplas till rätt person om kunden inte vet vem han/hon ska prata med, eller till en annan ur personalen om den sökta personen inte är på plats.

Hur klarar OutBack dessa uppgifter?

Merlinia OutBack är ett nätverksbaserat klient-serversystem. Alla anställda använder OutBacks klientprogram, oftast i bakgrunden så att det inte tar någon plats på skärmen.

När OutBacks klientprogram är aktivt visas ett fönster med statusinformation för samtliga anställda. För varje person kan man se tillgänglighetsstatus, var personen är, en grafisk presentation av hans/hennes kommande bokningar i kalendern och en stor mängd statisk information. Den statiska informationen kan innehålla avdelningsnamn, e-postadress, mobiltelefonnummer, produktkunskap eller annan information som IT-avdelningen tycker är viktig.

(klicka för större bild)

OutBacks serverprogram är systemets hjärta

Många konkurrerande personalinformationssystem är enbart klientprogram. OutBack är ett äkta klient-serversystem.

OutBacks serverprogram styr inte bara informationsutväxlingen mellan alla klientprogram, det kommunicerar även med Microsoft Exchange Server eller Lotus Domino. Det innebär flera fördelar:

• Uppgifter om ledig/upptagen tid inhämtas och uppdateras löpande från användarnas kalendrar.
• Nya användare läggs automatiskt till i OutBack när de läggs till i Exchange Server eller Lotus Domino. På liknande sätt tas personer som slutar på företaget automatiskt bort från OutBack. OutBack kräver i princip ingen administration.
• All information som IT-avdelningen bestämmer ska vara tillgänglig för OutBacks användare hämtas från "datalagret" (Exchange Server, Lotus Domino eller andra databaser). Exempelvis ska e-postadresser, mobiltelefonnummer, avdelningar, etc. bara underhållas av IT-avdelningen på ett ställe. Likaväl kan det visas av OutBack.
• Sist men inte minst är ett klient-serversystem mer effektivt och utgör en mindre belastning på nätverket än ett rent klientsystem, som kräver en gemensam databas.

Hur vet OutBack om en medarbetare är ledig?

OutBack visar vilka som är tillgängliga och kan ta emot ett samtal och vilka som inte är det. Tillgänglighetsstatusen kommer från flera möjliga källor:

• OutBack håller reda på samtliga anställdas kalendrar. Bokningar i dem kan användas för att indikera om en anställd är ledig eller inte.
• OutBack håller också reda på om medarbetarens dator är på. Det förutsätts att om datorn är avstängd är personen inte där.
• OutBack omvandlar en av tangenterna (Pause/Break-tangenten) på tangentbordet till en speciell OutBack hotkey. Ett tryck är tillräckligt för att berätta för OutBack att man ska lämna sin plats under några minuter, ännu ett tryck talar om att man är tillbaka. Utförligare statusmeddelanden kräver oftast bara ett tangenttryck och några få musklick.
• OutBacks statusinformation kan också uppdateras från en mobiltelefon med ett SMS. Det är speciellt användbart för anställda som tillbringar mycket tid borta från sin arbetsplats.

Varför både kalenderbaserad och manuell uppdatering av status?

OutBack baserar en medarbetares tillgänglighet på uppgifter i hans/ hennes kalender och genom manuell input.

Inbokningar i kalendern innebär en automatisk metod för att bestämma om en anställd är tillgänglig. Att någon är uppbokad för ett möte eller annan liknande aktivitet indikerar väl att personen inte är tillgänglig.

Men en kalender visar inte när en person kommer eller går hem, vilket OutBack registrerar automatiskt när en klient loggar in på nätverket.

Inte heller luncher, kafferaster eller spontana möten finns med i en kalender. OutBacks speciella hotkey gör det så enkelt att markera när man går från sin plats att det snabbt blir en vana att använda tangenten. Denna kombination gör det möjligt för OutBack att med stor säkerhet visa korrekt information om en person är tillgänglig eller inte.

OutBack-tangenten...

Denna tangent är nyckeln till OutBacks möjlighet att hålla koll på alla dina anställda!

Många in-och-ut-tavlor är baserade på bokningar i kalendrar eller manuell input. OutBack använder båda!

Anställda som är på resande fot kan använda sina mobiltelefoner för att se sina kollegors status eller ändra sin egen.